Aanleiding
Vanaf 25 mei 2018 moet elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt, zich houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze verordening staat beschreven hoe een organisatie met zijn persoonsgegevens moet omgaan. In dit document staat beschreven hoe Buurtvereniging Het Loo dit in haar Algemene Verordening Gegevensbescherming Buurtvereniging Het Loo (verder te noemen als AVG)
heeft georganiseerd.

Buurtvereniging Het Loo
De vereniging is ontstaan op 3 oktober 1946. Doel van de vereniging is de belangen van de buurt in algemene zin te bevorderen, met uitzondering van staatkundige en godsdienstige belangen. Het bestuur bestaat momenteel uit vijf personen (voorzitter, secretaris, penningmeester en twee leden) en kan maximaal uit negen personen bestaan. Alle bestuursleden tekenen een verklaring waarin zij zich dienen te conformeren aan het gestelde in de AVG. Daarnaast zijn er ook vrijwilligers/bezorgers die uitnodigingen van de georganiseerde activiteiten aan de leden bezorgen. Ook deze bezorgers tekenen een verklaring zoals hierboven genoemd.

Indeling wijk Buurtvereniging Het Loo
Leden zijn bewoners die in de wijk van de buurtvereniging wonen.
Vanaf De Naald: Zwolseweg, links de Loseweg t/m de Koningstraat de gehele wijk.
Zwolseweg, rechts Loseweg tot aan de Langeweg, Koninginnelaan linksaf tot aan de Anklaarseweg, links naar de Zwolseweg.
Zwolseweg links en rechts tot aan de beek (Van Haeftenkazerne, wijk Jagershuizen tot Kostverloren).
Daarnaast bestaat er de mogelijkheid voor oud-leden om per adres lid te blijven. Het adres moet zich wel in de wijk bevinden.

Registratie van de leden
Ten behoeve van de registratie van haar leden wordt er digitaal door de ledenadministratie een register van adressen bijgehouden met de volgende persoonsgegevens: meneer/mevrouw/familie, nieuwe bewoner, naam, voorletters, postcode, woonplaats en adres, e-mailadres, telefoonnummer(s). Op ieder adres wordt maar één naam vastgelegd.

De adressen/leden zijn ingedeeld in loopwijken met een eigen bezorger. Deze bezorger (bestuurslid of vrijwilliger) ontvangt voor het bezorgen van de analoge uitnodigingen voor een georganiseerde activiteit een actueel papieren overzicht van die leden die voor deze activiteit worden uitgenodigd. Dit overzicht wordt door de bezorger zorgvuldig bewaard en door het betreffende bestuurslid, die de eerstvolgende uitnodiging(en) bij de bezorgers aflevert, ingenomen en vernietigd.

Indien een lid dit expliciet opgeeft, ontvangt deze de uitnodigingen digitaal in plaats van op papier. De ledenadministratie maakt gebruik van een actueel digitaal bestand aan de hand waarvan de digitale uitnodigingen via de e-mail van de buurtvereniging (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) worden verstuurd.

Nieuwe bewoners, die in de wijk Het Loo komen wonen, ontvangen een welkomstbrief en zijn gedurende het eerste jaar gratis lid en worden geregistreerd als ‘nieuwe bewoner(s)’.

Doel van de registratie
1. Het innen van de jaarlijkse contributie.
2. Het digitaal middels e-mail toesturen van uitnodigingen van de georganiseerde activiteiten.
3. Het analoog middels een papieren uitnodiging, bezorgd op het huisadres, informeren van de georganiseerde activiteiten.
4. Het bijhouden van het aantal adressen/leden in de wijk.
5. Het versturen van condoleanceberichten ingeval van het overlijden van een lid.

De gegevens van de leden zijn opgenomen in een Excel-werkblad en worden beheerd door de ledenadministratie. Bedoelde gegevens worden door de leden en bezorgers niet aan derden buiten de vereniging verstrekt. De gegevens worden bewaard zolang het lidmaatschap van de vereniging duurt en vervolgens maximaal tien jaar nadat het lidmaatschap door opzegging of overlijden eindigt.

A. Leden en voormalige leden kunnen hun gegevens inzien bij de ledenadministratie en op verzoek kunnen deze ook worden toegestuurd middels een geverifieerd e-mailadres.
B. Leden en voormalige leden kunnen verzoeken dat hun gegevens uit de ledenadministratie worden verwijderd.
C. Leden en voormalige leden kunnen inzage verzoeken van eventuele verstrekkingen van hun gegevens. (Om welke verstrekkingen kan het gaan?)

Voor wat betreft de bepalingen onder A, B en C geldt dat een dergelijk verzoek altijd en ten spoedigste wordt gehonoreerd.

Informeren leden/adressen
Alle leden zullen in 2018 op ieder huisadres middels het programmaboekje 2018/2019 worden geïnformeerd over de AVG. Tevens zal de tekst in zijn geheel op haar website te lezen zijn.

Foto’s in programmaboekje, op Faceboek en website
Ieder jaar wordt een programmaboekje samengesteld met verslagen en foto’s van de in dat jaar georganiseerde activiteiten. Ook op Facebook en de website van Buurtvereniging Het Loo wordt gebruik gemaakt van dit fotomateriaal. Op de locatie van de activiteit zal aan de deelnemende leden worden gevraagd of zij bezwaar hebben tegen het gebruik van de foto’s. Indien er bezwaar wordt gemaakt zullen de personen, die bezwaar hebben gemaakt, op de betreffende foto’s onherkenbaar worden gemaakt.